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综合

5S精实管理 从整理做起减少浪费

“精实管理一种思维,一个全面性的系统方法、专注于增加价值,专注于去除(资源)浪费...... ”为期四天的工作坊,李玉珍老师分享5S管理概念,带领学员从首S (Sort) “整顿”出发,共同消除浪费。


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11月24日至27日,李玉珍老师莅临慈济基金会(新加坡)指导,进行为期四天的5S精实管理工作坊。摄 / 冯桂琼

拥有二十多年精实管理专业的李玉珍老师,于2018年11月24日至27日,应邀前来新加坡慈济静思堂进行为期四天的工作坊,学员包括各部门主管、职工、志工干部等。

李老师以扎实的理论引人入门,以“做中学,学中觉”的方式,带领学员了解基本5S概念,即整理(Sort)、整顿(Straighten)、清洁(Shine)、标准作业(Standardizing)以及保持 (Sustain)。

工作坊着重实践运作,学员从5S第一个“S”(整理)出发,完成后再来进行第二个“S”(整顿)静思堂内的几个大大小小的仓库,包括办公室、静思小筑、花道和茶道课室。由于李老师年前带领马六甲分会学习5S精实管理,实行了一段时间,颇有成果。此行特别邀约四位马六甲分会职工前来分享成果及从旁辅助教学。

精实管理 消除浪费

为什么要精实管理?李老师引用著名管理学者彼得.德鲁克(Peter Drucker)的一句话:“没有一件事比有效的做一件根本不需要做的事更加没有用。(There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all)。组织要优化,精实(Lean)管理是消除浪费和创造价值最有效的方法。

课程开始前,李老师指出企业上普遍存在诸多浪费,如浪费时间做没有必要的步骤、浪费人力处理没能达成目标的事情、浪费物资和金钱购买躺在仓库某个角落的物品等。除了学习如何达到没有等待、没有浪费,更重要的是达到做事情时没有伤害。因此,5S精实管理需要有系统达到以下八大目标:安全、人体工学(Ergonomics)、先进先出(First In First Out、FIFO)、一目了然、发现异常、减少浪费、清洁和整齐

“没有问题,就是问题,而且是大问题”,李老师一针见血指出,看到问题,必须正视它,讲出来,才能找到工具处理。慈济净化人心的使命,需要强化大家在这方面的共知与共识。组织系统化是非常重要的一环,如何应用有限的资源做最多的事,减少资源浪费是大家必须正视的。

小游戏 大道理

一点小小的变化,就可以减少生活中或工作上不必要的重复与浪费。透过一场找号码的游戏,学员亲身体会,当老师把一些不要的号码除掉,再经过排列整齐,学员可以在三十秒内,从一堆零乱、大小不一的数目中找出老师所指定的号码。同样的,如果我们把不需要的东西清除出去,每样物品排列整齐,那就能省下许多找东西的时间了,“这就是精实学!简化流程,避免重复行动,勿浪费时间,免除过量的库存。”李老师如是解说。

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李老师请学员画一只猪,每个学员画出来的作品千奇百怪、五花八门,课堂氛围一下子热络起来。摄 / 潘宝通

职工邓凤梅认为举办5S管理工作坊是个明智的抉择,慈济身为国际非盈利组织,虽以宗门行菩萨道,朝向永续经营的道路上,有效率的管理系统还是有必要的。她举例说,老师第一天的课程,请学员画猪,学员自由发挥画出来的猪,形象体态五花八门。经过李老师指导下,画出来的猪差距不大,由此显示人人共知、共识,才能有效共行的道理。

她说:“其实5S管理落实在我们的日常生活,变成一种习惯,不就是我们所说的佛法生活化吗?人人清楚知道什么该做,如何做,朝同一方向去做该做的事,不止做就对了,还要在不浪费的前提创造有价值的工作和付出!”

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邓凤梅医师认为让5S管理运用在日常生活中,就像落实佛法生活化。摄 / 曾美珍

一个萝卜一个坑

“从哪里拿出来的东西,就要放回那里。可是人就是常常忘记东西从哪里拿出来,以致归还时变成到处乱放找不到!”李老师让学员清楚了解每样物品都该有它的位置,这听来简单不过的道理,要做到还真是要很用心。她不断地提醒说:“一个萝卜一个坑,每样东西都要有它的家。”

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一个萝卜一个坑,每样东西都要有它的“家”。摄 / 曾美珍

职工廖婕莹看着从总务仓库清出来整理的物品,感慨地说:“许多东西我们其实都有,但是因为看不到,找不到,就去买。”她认为守护一个家,尤其慈济这个大“家”,每个人要有统一的思维模式,就如李老师一直在叮咛的,新加坡寸土寸金,我们有没有善用空间?想一想,静思堂的仓库中,多的是多年储藏不用的物品,办工作坊只是一个起点,如何落实整顿,就需要大家一起来集思广益和持续努力。

四天工作坊结束前,老师逐一检视各组的成果,对学员成绩相当满意。她以花道室的整理为例,白板上清楚写上5S八大目标,学员进行整顿的每一个步骤,都会检查有没有符合5S八大目标。物品排列不只是整齐而已,安全、人体工学、先进先出和一目了然,面面俱到。至于四楼仓库经一轮整顿后,东西排列有序,空间突然明亮宽敞许多。推车可以直接进入总务室搬运需要的物品,不只省时省力,照顾到志工的人体工学之外,也间接减少无谓的取用时间消耗。

难得李玉珍老师专程前来授课,志工陈碧慧和郑美芬特地请假全程参与。陈碧慧表示想要清楚了解这套方法,用在社区,减少无谓的人力浪费。承担社区组长这段日子,发现在动员志工方面有不少冗务,除了人力的浪费,过程中也让人烦恼。她表示经过这几天的工作坊,了解5S精实管理,正视人力浪费,除了互相陪伴,也要创造有价值的志工服务,让大家做得开心,觉得有价值,才是人才不流失的重点。

一连四天实务动手做,职工侯嘉杰表示,不同于企业机构的直向沟通,慈济横向沟通的挑战更大。志工来自各行各业,不同年龄层、不同背景,往往上传下达不通。但是只要人与理分清楚,还是能达到共知共识。在组织迈向永续经营的当下,就要积极正视问题的源头。

最后,执行长刘瑞士呼吁职工与志工一起努力,继续整理与整顿工作环境,朝向优化工作的方向努力,也期待老师明年的莅临并给予指导与回馈。


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